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  • Messeauftritt planen

    Ich hoffe, ich bin hier mit meinem Thema richtig. Ansonsten darf der Thread gerne verschoben werden.

    Ich habe ein für mich kompliziertes Anliegen. Ich bin Mitglied in einer saarländischen Autorengruppe, bestehend aus 21 Mann. Wir lesen uns unsere Texte vor, reden über alles rund ums Schreiben wie z. B. auch Artikel, die wir irgendwo gelesen haben, und machen auch gemeinsame Aktionen wie z. B. eine demnächst erscheinende Anthologie und Messeauftritte.
    Im Juni findet die erste Buchmesse in Saarbrücken statt und wir konnten zu einem günstigen Preis zwei Tische ergattern. Netterweise hat man mich aus allen herausgeguckt, um den Messeauftritt zu organisieren, obwohl ich mit diesem Thema noch keine Berührungspunkte habe und ich sie davor gewarnt habe, dass ich ein fieser Feldwebel sein kann. Ich brauche jetzt einfach Hilfe, damit ich nichts vergesse und alles rechtzeitig angehe. Idealerweise brauche ich ein fertiges Konzept, das ich bei unserem nächsten Treffen im März oder vielleicht schon vorab per Rundmail vorstellen kann, damit es diskutiert und genehmigt werden kann.

    Hier die Details:
    Wir haben zwei Tische à 2x0,8m, die nebeneinander stehen, also 4x0,8m. Es beteiligen sich 19 von uns an diesem Stand, wobei unsere Anthologie ihren gesonderten Platz bekommen soll. Dabei soll jeder denselben Platz bekommen, egal ob er mit 10 oder einem Buch kommt. Da wir einen Rand freilassen sollten, damit nichts herunterfällt, habe ich mit fünf Zentimetern Rand gerechnet. Das macht 3,9x0,7m Fläche zum Belegen. In gemeinsamer Arbeit mit meinem Mann, weil ich Geometrie zwar liebte und darin auch gut war, sie aber nicht praktisch anwenden kann, habe ich ausgerechnet, dass wir eine Fläche von 36x36cm pro Person bzw. für die eine Anthologie haben. Es entsteht dabei ein kleiner Rest, den wir zwischen diese Ausstellungskacheln als Rand rechnen können, wobei wir trotzdem besser nicht die vollen 36x36cm belegen sollten, weil es sonst teilweise sehr überladen aussieht. Die meisten von uns haben nur ein oder zwei Bücher als Portfolio. Ich habe aktuell sieben, die ich gerne ausstellen würde, und ein anderer zehn, was wiederum bedeutet, dass wir beide wohl in die Höhe mit Regalen arbeiten müssen.

    Wir werden wohl mit zwei Kassen arbeiten, um die Anthologie separat abzurechnen. Die restlichen Bücher laufen via Strichliste und zur Kontrolle mit Anfangs- und Endbestand.

    Wir haben ein Roll-up mit unserem Markenzeichen und Handouts im Postkartenformat mit den Daten der Anthologie geplant. Die müssen besorgt werden.

    Eine Liste für den Standdienst ist in Arbeit. Die meisten haben sich bereits eingetragen, wobei ich unsicher bin, wie zuverlässig die ist. Bei zwei Stühlen haben sich manche trotzdem in Slots eingetragen, die bereits voll belegt sind. Also wo nur zwei pro Stunde gebraucht werden, stehen vier Namen.

    Die Gruppe ist - ganz die Künstler - ziemlich chaotisch. Wir brauchen also dringend ein funktionierendes Konzept. Wer von euch hat da Erfahrungen und könnte mir mit Dingen, die nicht vergessen werden dürfen, auf die Sprünge helfen? Ich glaube ja nicht, dass jemand schon eine fertige Checkliste hat, die ich maximal auf unsere Bedürfnisse anpassen muss. Das wäre zu schön, um wahr zu sein. Ich bin über jede Hilfe dankbar.

    Standreservierung:
    • Überleg dir, was du mit deinem Tisch/Stand erreichen willst. Willst du nur präsentieren oder auch verkaufen? Kläre beim Veranstalter ggf. ab, ob du auf seiner Veranstaltung Handel betreiben darfst.
    • Finde heraus, wie groß ein Tisch/Stand ist und wie die Konditionen lauten.
    • Prüfe, wie viel Platz du benötigst (Rechne nicht mit dem spitzen Bleistift! Deine Präsentationsfläche wirkt sonst schnell überladen und am Rand fällt schneller etwas herunter.).
    • Wenn du deutlich weniger Platz brauchst, als ein einzelner Tisch/Stand dir bietet, frag in deinem Bekanntenkreis, ob jemandem der übrige Platz ausreicht und dieser sich am Tisch/Stand sowie den Kosten beteiligen will.
    • Reserviere deinen Tisch/Stand entsprechend deines Ergebnisses
    • Gibt es eigentlich eine separate Toilette für die Aussteller oder musst du dieselben Toiletten benutzen wie die Besucher (Warteschlangen)?
    Werbung:
    • Die Werbetrommel sollte frühestmöglich geschlagen werden, also ab dem Zeitpunkt, wenn du die Bestätigung vom Veranstalter für deinen Tisch/Stand hast.
    • Jeder teilnehmende Aussteller sollte auf allen erreichbaren Plattformen Werbung machen, z. B. Facebook, Instagram, die eigene Homepage, Zeitungen (Die nehmen oft nur vorgefertigte Texte, statt einen Journalisten zu schicken!) etc. Bei mehreren Ausstellern solltet ihr euch organisieren, um möglichst einheitlich vorzugehen. Klärt ab, wer gut Werbetexte erstellen kann.
    • Zitate aus den angebotenen Büchern machen neugierig. Mehrere Aussteller sollten sammeln, damit z. B. einmal pro Woche gemeinschaftlich auf allen Kanälen etwas auf die Messe und den eigenen Tisch/Stand hinweist.
    Präsentation:
    • Wie soll der Tisch am Ende aussehen? Lass dir Zeit bei der Beantwortung der Frage. Nimm ggf. deine Artikel und Dekorationen und drapiere sie testweise auf einer Fläche, die der Tisch-/Standgröße entspricht, um die beste Wirkung zu erzielen.
    • Wie viele unterschiedliche Artikel willst du verkaufen? Jedes einzelne Stück braucht seinen Platz auf dem Tisch/im Stand.
    • Bei Büchern: Manche Verlage geben die Bücher auf Kommission. Dabei bekommt man die gewünschte Menge kostenlos zugeschickt und kann den Rest zurückschicken. Frage frühzeitig (Die Verlage gehen auch auf einige Messen und haben einiges neben dem üblichen Tagesgeschäft zu planen, sodass Antworten durchaus mal ein paar Tage auf sich warten lassen können.) beim Verlag an, ob der Verlag es gutheißt, wenn du die Bücher selbst verkaufst, und ob du Bücher auf Kommission bekommen kannst. Nenne ihm die Titel und die Veranstaltung, auf der du sie verkaufen möchtest. Vielleicht kann er dir sagen, wie viele Bücher du jeweils nehmen solltest, damit du idealerweise nur wenige Bücher zurückschicken musst. Falls er keine Zahlen nennen kann, bedenke beim Ordern, dass sich die Bücher nicht unbedingt so gut verkaufen wie erhofft. Ältere verkaufen sich z. B. oft nicht so gut wie die Neuen. Achte darauf, dass die Verlage Rücksendeetiketten mitschicken. Die werden schnell teuer. Die Abrechnung erfolgt nach der Veranstaltung.
    • Sind es viele, sodass sie liegend nicht mehr gut wirken? Kläre, ob der Veranstalter kleine Regale zulässt, in die du einige Artikel stellen kannst. Achte dabei darauf, dass manche Messebetreiber eine Maximalhöhe für Aufbauten auf dem Stand bestimmen und du mit den Regalen diese nicht überschreitest. Die Regale sollten auch maximal halb so breit wie dein Tisch sein, damit du den Tisch noch gut überblicken und mit den Leuten reden kannst.
    • Überlege, ob du einen Artikel besonders bewerben möchtest. Das könnte z. B. die letzte Neuerscheinung sein. Vielleicht ist es sinnvoll, diesen Artikel mitten auf dem Tisch und evtl. auch etwas erhöht aufzustellen, damit er direkt ins Auge fällt. Hier bietet sich etwas mehr freie Fläche um den Artikel an als bei den übrigen Artikeln.
    • Bei Büchern: Wenn du/ihr verschiedene Genres anbietet, ist es sinnvoll, die Aufstellung zu überdenken. Soll nach Autoren oder Genres sortiert werden? Für die Autoren ist der Überblick vielleicht besser zu behalten, wenn nach Autoren sortiert wird. Messebesucher suchen womöglich eher nach ihrem Lieblingsgenre und wären mit einer Sortierung nach Genres besser bedient. Vielleicht können die Genreecken wie bei einem Wegweiser auch gekennzeichnet werden, damit die Orientierung leichter fällt.
    • Welche Dekoration kommt in Frage? Sie sollte zu den angebotenen Artikeln passen und sich farblich nicht beißen. Außerdem verlangen die Messebetreiber in der Regel schwer entflammbares Material (Bücher auf einer Buchmesse mal ausgenommen!).
    Folgende Dekoartikel sind ein Muss:
    • Bei Tischen Tischdecken, die nach vorne hin ungefähr bis zum Boden reichen, um die Kisten mit der Ware unter dem Tisch abstellen zu können, ohne dass sie von vorne das Gesamtbild zerstören oder sich jemand so einfach daran bedient.
    • viele Müllbeutel (Manche Veranstalter fordern auch Mülltrennung.)
    • Mülleimer oder Kartons, damit die Müllbeutel nicht von alleine stehen müssen und eventuell sich ausleeren können.
    • Verlage arbeiten häufig mit Bannern/Roll-Ups. Ist das für dich eine Option? Denke daran, dass diese eine passende Grafik erfordern und die Druckereien kurz vor Messen vermehrt Bestellungen entgegennehmen. An wen soll das Werbematerial geschickt werden, wenn du mit anderen Ausstellern zusammenarbeitest? Wer kümmert sich um die Bestellung?
    • Broschüren oder Karten mit den wichtigen Informationen zu deinen Artikeln sind toll, um sie jemandem schnell in die Hand zu drücken, wenn er den Anschein erweckt, nicht stehenbleiben zu wollen. Ein paar werden diese später lesen und vielleicht doch noch auf dich zukommen. Andere sammeln solche Handouts zu den interessanten Artikeln erst einmal und vergleichen noch einmal, ehe sie sich zum Kauf entscheiden. Selbst wenn sie nicht mehr auf der Messe zu dir kommen sollten, kaufen sie vielleicht später doch noch deine Artikel. Hierfür sind Handouts prima Erinnerungen. Je mehr bei der Druckerei abgenommen werden, umso günstiger wird oft der Stückpreis. Es ist trotzdem zu beachten, dass es nichts bringt, diese kistenweise zu bestellen. Man muss sie ja noch unter die Leute bringen können.
    • Sollen Snacks oder Getränke für die Besucher angeboten werden könnten? Diese sollten kostengünstig sein. Kann/Darf sowas in Eigenregie hergestellt werden oder müssen sie eingekauft werden?
    • Es ist Messe. Denk daran, dass dein Tisch/Stand eine Präsentationsfläche ist. Dort gehören nur deine Artikel, Handouts, Dekoration und evtl. die Kasse drauf, keine Handtaschen, Handys (Das solltest du idealerweise in der Hosentasche haben, damit du ggf. einen Bekannten zu deinem Tisch/Stand lotsen kannst. Denk daran, dass es negativ aussieht, wenn du lange Zeit auf das Handy starrst oder – vielleicht sogar lautstark – dich mit deinem Gesprächspartner unterhältst und Interessenten ignorierst. Manche bleiben erst gar nicht stehen, weil sie nicht stören wollen.), Jacken etc.
    Generelle Messevorbereitung:
    • Wie kommen die Artikel, Dekoration und alles weitere auf die Messe? Hast du ein Auto, in das alles passt? Kannst du die Sachen auf dich und einen Standpartner verteilen? Vielleicht ist es möglich, die Sachen schon vorher irgendwo vor Ort zu lagern?
    • Wie kommen die übriggebliebenen Sachen von der Messe weg?
    • Bei mehreren Ausstellern: Wer baut auf und wer baut ab?
    • Was passiert mit den Sachen über Nacht? Reicht es, ein großes Laken darüber auszubreiten, damit niemand sich schnell etwas greifen kann? Was sieht der Veranstalter vor? Ist die Messehalle ab einer gewissen Uhrzeit unzugänglich? Gibt es Wachpersonal?
    • Stehen auf allen Artikeln Preise drauf oder hast du für alle Preisschilder zum Anpinnen an der Tischdecke parat? Die Leute fragen ungern nach dem Preis. Da ist es ärgerlich, wenn potentielle Interessenten wegen eines fehlenden Preisschildes gehen, ohne etwas gekauft zu haben.
    • Frag nach, ab wann du Zutritt zum Messegelände hast, um aufzubauen. Plane viel Zeit für den Standaufbau ein. Es ist möglich, dass dem Veranstalter etwas ins Auge fällt, das so nicht bleiben darf. Dann bleibt dir hoffentlich genug Zeit, um die Mängel zu beheben. Bedenke, dass du nicht der einzige Aussteller bist, der seinen Tisch/Stand aufbauen muss. In und um die Messehalle wird es wie in einem Ameisenhaufen zugehen. Das könnte dich aufhalten.
    • Oft ist der Aussteller verpflichtet, für die Veranstaltung eine Betriebshaftpflicht abzuschließen, die in ausreichendem Umfang Personen-, Sach- und Vermögensschäden umfasst. Regel frühzeitig, eine kostengünstige Betriebshaftpflicht für diese Tage von deiner Versicherung zu bekommen.
    • Stellt der Veranstalter Strom und WLAN zur Verfügung? Wie? Gibt es z. B. pro Stand/Tisch eine Steckdose, sodass bei Bedarf eine Mehrfachsteckdose mitgebracht werden muss? Wo gibt es das Passwort fürs WLAN? Kommen dadurch Mehrkosten auf dich/euch zu?
    • Mit welchen Temperaturen ist zu rechnen? Brauchst du eher warme Kleidung (Rechne damit, dass dir irgendwann doch warm wird und du die Weste oder den Pullover ausziehen möchtest.)? Gibt es eine gute Klimaanlage oder wäre ein (zusätzlicher) Ventilator (Strom!) praktisch? Beachte, dass du den Ventilator so aufstellen musst, dass niemandem etwas wegfliegt oder jemand ungewollt im Zug sitzt. Wenn du mit anderen den Tisch/Stand betreibst, kläre vorab, wer einen Ventilator mitbringt.
    • Werden sonst noch Geräte gebraucht? Ladegeräte für die Handys vielleicht, um schnell mal was zu googeln?
    • Bei mehreren Ausstellern macht es Sinn, sich vorab mit den fremden Artikeln vertraut zu machen, damit jeder auf Fragen der Messebesucher antworten kann. Bei Anthologien genügt sicher das Thema und worum es in der Geschichte des am Tisch/Stand mitwirkenden Autors geht. Erstellt gemeinsam eine Spickliste für den Fall eines Blackouts, die ihr für euch gut sichtbar z. B. an der Rückwand eines Regals pinnen könnt.
    • Zusätzlich zur Spickliste funktionieren auch Bauchbinden für Bücher, auf denen der jeweilige Autor handschriftlich etwas zum Inhalt/Stil/Besonderheiten vermerkt, wie Thalia das bei manchen Büchern macht.
    • Bei mehreren Ausstellern wollt ihr euch vielleicht abwechseln, um auch einmal über die Messe zu laufen oder einem Programmpunkt zu folgen. Erstellt einen Dienstplan, der euren Anforderungen entgegenkommt, und pinnt ihn z. B. auf der Rückseite eines Regals an, damit ihr ihn jederzeit zurate ziehen könnt. Schreibt ggf. auch die Handynummern dazu, falls ihr sie nicht gespeichert habt, damit ihr notfalls nachhören könnt, wo eure Ablösung bleibt. Aufgehübscht und ohne die Telefonnummern lässt sich dieser Dienstplan auch als Signierstundenplan für die Messebesucher ausstellen.
    • Besorge frühzeitig Wechselgeld. Die Banken erheben hierfür mittlerweile eine Gebühr, sodass es Sinn machen kann, das Wechselgeld vom Einkauf zu horten.
    • Mach dir bewusst, dass immer Fehler passieren können. Wie gehst du mit Fehlbeträgen in der Kasse um? Wenn du in einer Gruppe ausstellst, solltet ihr das vorab klären.
    • Bei mehreren Ausstellern sollte vorab geklärt werden, ob mit getrennten Kassen oder mit einer gemeinsamen Kasse gearbeitet werden soll. Es ist zu beachten, dass getrennte Kassen schneller zu Fehlern führen können.
    • Entscheide dich, ob du eine Kasse oder eine Bauchtasche bevorzugst. Entsprechend musst du eine Kasse oder Bauchtasche besorgen.
    • Es geht immer etwas verloren oder versehentlich kaputt. Wie gehst du damit um, wenn Artikel am Ende des Tages fehlen oder beschädigt sind?
    • Du wirst viele Fragen beantworten müssen, auch einige, die nicht zu deinem Tisch/Stand passen und dir dumm vorkommen (Wo ist das nächste WC? Wo kann ich Getränke kaufen? …), aber du musst höflich bleiben. Idealerweise hast du eine gute Antwort auf alle Fragen.
    • Mach dir bewusst, dass ein „Ich gehe noch schnell auf Toilette, ich hab ja noch 5 Minuten, bis mein/e Standdienst/Lesung losgeht“ nach hinten losgehen kann. Rechne mit Schlangen vor den Toiletten, erst recht bei den Frauen. Geh rechtzeitig oder frag wenigstens am Tisch/Stand nach, ob jemand länger bleiben kann, sollte es länger dauern als geplant.
    Wichtige Dinge:
    • Bequeme Schuhe. Auch wenn Stühle gestellt werden oder du welche mitbringst, steht man idealerweise die meiste Zeit, um mit den Besuchern auf Augenhöhe zu sprechen.
    • Essen und Getränke. Die Versorgung auf Messen ist meist kostspieliger und gerade um die Mittagszeit werden die Stände für Essen und Getränke belagert, sodass man sich schnell zum Standdienst verspäten kann.
    • Handdesinfektionsmittel
    • Nervennahrung
    • Pflaster
    • Schere
    • Klebeband und Gewebeklebeband
    • Wattestäbchen
    • Brillenputztücher
    • Spiegel
    • Medikamente (Schmerzmittel, etwas gegen Durchfall oder bei übersäuertem Magen etc.)
    • eine Notfallration Traubenzucker
    • Stift und Papier
    • Sackkarre
    • Kartenzahlgerät (falls vorhanden)
    • Ventilator
    • Weste
    Dienstplan
    Uhrzeit Donnerstag Freitag Samstag Sonntag
    10.00

    11.00
    11.00

    12.00
    12.00

    13.00
    13.00

    14.00
    14.00

    15.00
    15.00

    16.00
    16.00

    17.00
    17.00

    18.00
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  • #2
    Puh, also ich kann nur sagen, da hast Du Dir als Organisatorin einen fiesen Job aufbürden lassen. Aber auch einen schönen, weil herausfordernden.

    Was mir spontan dazu einfällt:
    (Ich berufe mich dabei auf > 20 Jahre Veranstaltungsmanagement/Produktion für mein Theater und ein paar Messe-Hostess-Jobs zu Studienzeiten.)

    1.) Verlass Dich auf niemanden. Ganz besonders nicht auf die Leute, die hoch und heilig versprechen, mitzumachen, Standdienst zu machen, Dinge zu organisieren etc. Gerade denen musst Du ständig hinterherlaufen, und Du kannst Dich jetzt schon mal darauf einstellen, dass Du mindestens ein Drittel der Standdienst-Schichten selbst übernehmen wirst. Da steckt nie böser Wille dahinter, aber es werden immer einige Leute kurzfristig absagen (immer aus suuuuper-wichtigen Gründen), und sie werden unfähig sein, selbst einen Ersatz zu besorgen. Oder sie werden aus Planlosigkeit nicht absagen und trotzdem nicht auftauchen.

    2.) Lass die Gruppe einen Kassenprüfer wählen und lass den-/diejenigen beim Leben der eigenen Mutter schwören, den Job auch auszuüben. Wenn Du am Stand bist, dann bist Du verantwortlich für das Geld. Und es wird hinterher Geld in der Kasse fehlen - das tut es immer! Wenn dann wenigstens Du und der Kassenprüfer zum gleichen Resultat kommen, dann ist es nicht ganz so wahrscheinlich, dass Du beschuldigt wirst, es eingesteckt oder verbaselt zu haben. (Aber immer noch möglich.)
    Klärt vorher, wie mit dem fehlenden Geld umgegangen werden soll. Wird der Verlust anteilig auf alle umgelegt, oder nur auf die, die Stand-/Kassendienst gemacht haben?

    3.) Zwei Kassen sind eine schöne Idee, aber in der Realität nicht umsetzbar. Du musst jeden Standdienst wieder darauf einweisen, was in welche Kasse kommt, es wird trotzdem jemand Fehler machen, sich Wechselgeld aus der anderen Kasse nehmen, sich ganz doll merken, dass er es später zurücktun will etc. ... klappt nicht.

    4.) Rechnet einen gewissen Schwund der ausgestellten Bücher ein. Manche werden geklaut, andere einfach von neugierigen Leuten beschädigt. Außerdem stimmen die Strichliste und der Endbestand nie überein. Wer wird für diese Verlustexemplare haftbar sein und sie ggf. ersetzen?

    5.) Roll-up und Flyer müssen frühzeitig in den Druck. Wer macht das Design? Ist das jemand, der das wirklich kann und von Graphikprogrammen Ahnung hat, oder behauptet der-/diejenige das nur. Rechnet damit, dass der Job vielleicht an eine andere Person vergeben werden muss und es deshalb zum Streit kommt. Klärt, wer die Unkosten für den Druck auslegt und wie er/sie das Geld von wem zurückbekommt. Und wer holt die Sachen bei der Druckerei ab?

    6.) Standaufbau mit Regalen und Roll-up erfordert u.U. eine Zustimmung der Messeleitung. Roll-ups dürfen meist nur eine gewisse Höhe haben und nur an bestimmten Stellen stehen. Regale müssen so sicher sein, dass sie nicht umfallen können - und dürfen oft auch wieder eine gewisse Höhe nicht überschreiten. Macht Euch schlau, welche Materialien Ihr verwenden dürft (gewisse Stoffe sind z.B. meist aus feuerpolizeilichen Gründen nicht erlaubt). Gibt es einen Stomanschluss, den Ihr nutzen könnt? Wenn ja, welche Beleuchtung darf da angeschlossen werden? Welche anderen Geräte noch? (Die Leute kommen mit den verrücktesten Sachen von Kaffeemaschine bis elektrischer Tischgrill, die sie "nur mal schnell" anschließen wollen.)

    7.) Süssigkeiten etc. zu verteilen lockt Leute an. Manche Veranstalter verbieten es aber wegen Allergien. (Ist zugegebenermaßen sehr selten - sollte man trotzdem klären.) Gewinnspiele locken auch Leute an, dazu braucht Ihr aber Preise. Wer stiftet die? Wer organisiert das Gewinnspiel?

    8.) Mach Dich mit der Umgebung vertraut. Es kommen ständig Leute an den Tisch, nur um zu fragen wo das nächste Klo ist, wo der nächste Essensstand, oder warum die Hot Dogs dort so teuer sind.

    9.) Es wird Streit geben, wer seine Bücher am Stand wo hinlegen darf. Klärt das vorher, v.a. wenn jeder nur eine "Kachel" hat.

    10.) Klärt mit Euren Verlagen, ob Ihr die Bücher überhaupt selbst weiterverkaufen dürft. (Dazu hatte ich ja vor dem BuCon schon mal was geschrieben.) Klärt mit der Messeleitung, ob Ihr verkaufen dürft, und wie viel Prozente die Messe dafür haben will.

    11.) Jeder, der Standdienst macht, sollte zu jedem der ausgestellten Bücher etwas erzählen können. Was bei 21 Leuten und ca. 2 Büchern pro Nase recht unrealistisch ist. Und es läuft darauf raus, dass die Leute nur die eigenen Produkte und die ihrer engen Freunde bewerben, was wieder Unfrieden in die Gruppe bringt. Sprecht da vorher darüber.

    12.) Bequeme Schuhe!!! Dazu Nervennahrung, richtiges Essen, was zu trinken, und Händedesinfektionsmittel. Und Müllbeutel! Man hat nie genug Müllbeutel. Und klärt, ob Veranstalter eine eigene Toilette haben oder auf der Messetoilette mit den Messebesuchern anstehen müssen. Dann wird nämlich aus dem "ich übernehme gleich den Stand, gehe vorher nur noch mal schnell aufs Klo" ganz schnell eine einstündige Abwesenheit, und wieder ärgern sich alle.

    Das klingt jetzt alles sehr negativ, aber wie gesagt: Erfahrungswerte. Natürlich kommen nie alle der Konfliktthemen gleichzeitig auf, aber jeden dieser Punkte habe ich schon erlebt. Von der Messeleitung, die einem plötzlich den Stand sperrt, weil die Tischlampe und der Stoff nicht feuerfest sind, bis hin zu innigen Feindschaften, die sich am Preis einer nicht korrekt abgerechneten Haarspange entzünden. Und ich stehe seit 1997 (jedes. verdammte. Jahr!) beim Theater an mindestens 5 von 10 Spielabenden an der Bar, Gardarobe oder Kasse, obwohl ich NICHT dafür eingeteilt war. Aber als Organisator halt im Zweifelsfall die Schicht übernehmen muss.

    Wenn ich einen Vorschlag machen darf: ich würde einen der beiden Tische dauerhaft für die gemeinsame Anthologie nutzen, denn zu der kann jeder der Beteiligten etwas erzählen. Den anderen Stand würde ich stundenweise an Mitglieder der Gruppe vergeben, die jeder dort für 1 Stunde ihre Bücher ausstellen, bewerben und verkaufen dürfen. Das gibt natürlich auch Streit (Wer darf wann? Wann sind die besten Verkaufszeiten?), aber es klingt mir etwas weniger chaotisch als die Bücher von 21 Autoren auf einem großen Stand.
    Always avoid alliteration.

    Kommentar


    • Earu
      Earu kommentierte
      Kommentar bearbeiten
      @Viktoria Deine kleine Liste ist sicher auch Gold wert Klar, ich trage meistens zwei bis drei Päckchen Tempos im Rucksack spazieren, Pflaster und eine kleine Notfallapotheke mit Kopfschmerztabletten und Co. ebenfalls. Aber eine Schere oder Klebeband ... Äh, ja, besser wäre es. Gaffa musste ich gerade googeln, aber das ist sicher auch nützlich. Bei uns heißt das Gewebeklebeband. Ein Allrounder. Damit kleben manche ihre Stoßstangen nach einem Unfall. 🙈 Soll man natürlich nicht machen, aber wenn man knapp bei Kasse ist, kann ich die Leute schon irgendwo verstehen, wenn sie es so machen. Ich werde deine Liste auf jeden Fall in meine Aufstellung aufnehmen. Danke!

    • Victoria
      Victoria kommentierte
      Kommentar bearbeiten
      Stimmt, Kopfschmerztabletten. Die sind bei mir schon so Standard, dass ich gar nicht mehr daran denke. Para, Ibu, Schmerztabletten für Mens. Für jedes Wehwehchen etwas. (Vielleicht sollte ich aufhören, alles zu haben. Die Leute kommen schon automatisch zu mir. 😅)

    • Earu
      Earu kommentierte
      Kommentar bearbeiten
      Victoria In meinem Bekanntenkreis hat sich das zum Glück noch nicht herumgesprochen. Auch ganz praktisch ist etwas gegen Durchfall. Gerade wenn man sowieso schon aufgeregt ist und dann etwas Falsches isst ... Wobei Aufregung generell eine durchschlagende Wirkung hat, wenn ich aufgeregt bin. Ansonsten Traubenzucker. Stifte und Papier. Und ein paar Einkaufstaschen zum Zusammenfalten habe ich auch immer im Rucksack.
      Zuletzt geändert von Earu; 03-03-2020, 20:33.

  • #3
    Alys hat ja schon ganz viele wichtige Sachen genannt. Aus eigener Messeerfahrung kann ich noch Folgendes ergänzen:

    1.) Besser als eine Kasse (oder zwei Kassen) sind Bauchtaschen. Manchmal kann man gar nicht so schnell gucken, wie jemand eine Kasse klaut. Bauchtaschen sind sicherer, weil sie an der Frau/am Mann sind und leicht weitergegeben werden können an die nächste Standschicht. Da kann man ja auch eine Tasche für die Anthologie und eine für die restlichen Bücher machen.

    2.) Organisiert unbedingt, wie und wann eure Bücher bei der Messe ankommen und wer sich ums Entgegennehmen kümmert. Die Verantwortlichkeiten und das Timing der Logistik müssen klar sein. Informiert euch, ob es möglich ist, vorab etwas zum Veranstaltungsort zu schicken und wie der Ablauf dafür ist.

    3.) Kümmert euch alle rechtzeitig um die Anreise und die Unterkunft, insofern notwendig. Ich weiß nicht, in welchem Umfang ihr das Ganze plant und wie viel Material tatsächlich für eine Buchmesse notwendig ist (ich habe bisher nur Stände für Anime/Japan-Conventions geplant und alles drumrum organisiert, wir hatten aber deutlich mehr Fläche und ein sehr verschiedenartiges Angebot) … aber falls ihr ein Auto mieten müsst zum Transport von Kram, klärt vorab, wer sich darum kümmert und wer das wie bezahlt. Und fährt.

    4.) Klärt ab, wie, von wem und wann die Standmiete beglichen wird. Oft gibt es da Fristen vom Veranstalter aus.

    5.) Studiert den Zeitplan der Messe. Viele Veranstalter schreiben vor, von wann bis wann ein Stand besetzt sein muss. Außerdem gibt es meist feste Aufbau- und Abbau-Zeiten.

    6.) Plant genug Zeit für den Standaufbau ein. Das mag banal klingen, aber aus »wir müssen ja nur die Bücher auslegen, das geht in 10 Minuten« kann schnell eine Stunde werden Es gibt immer Dinge, die man nicht vorhergesehen hat oder die doch noch nicht so richtig abgesprochen waren oder die dem Veranstalter dann doch nicht so gefallen. Auch wichtig: Organisiert den Abbau und den Abtansport! Was passiert mit der restlichen Ware?

    7.) Plant genug Zeit für die Gestaltung und die Lieferung der Drucksachen ein. Wenn es am Stand noch weitere Deko oder vielleicht sogar Visitenkarten für die einzelnen Autoren geben soll, tragt alles rechtzeitig zusammen. Spätestens eine Woche vor der Messe sollte alles beisammen und vor Ort beim verantwortlichen Menschen vor Ort angekommen sein. Ohne Werbung zu machen, hab ich bisher bei Wir-machen-Druck sehr gute Erfahrungen gemacht in Sachen Qualität, Geschwindigkeit und Preis.

    8.) Denkt bei der Ausstellungsfläche, die ihr zur Verfügung habt, auch daran, Platz für Flyer o.ä. zu lassen, wenn ihr so was habt. Das Werbematerial muss ja auch irgendwo untergebracht werden und wenn jeder genau 36 x 36 cm hätte, müsste irgendwer Abstriche machen. Oder es bekommen halt alle zwei Zentimeter weniger und so bleibt insgesamt noch etwas Platz für Werbemittel.

    9.) Das mit dem Schwund auf Messen kann ich bestätigen. Es ist auch unmöglich, immer die Augen überall zu haben. Macht euch _wirklich_ im Vorfeld darüber Gedanken, wie damit umgegangen wird, wenn Geldbeträge, Strichliste und Bestand nicht übereinstimmen.

    10.) Wollt ihr vielleicht Kartenzahlung anbieten (bspw. über das Gerät und die Smartphone-App von SumUp)? Falls ja, informiert euch im Vorfeld zu den Konditionen und Voraussetzungen, legt ein Konto fest und besorgt das Gerät. Wer zahlt, wer ist verantwortlich .... das muss auch geklärt werden. Ich habe aber mit der Möglichkeit der Kartenzahlung auf Messen sehr gute Erfahrungen gemacht. Das wurde sehr gern genutzt (und dann kam doch oft ein größerer Betrag zusammen als wenn die Personen nicht per Karte hätten zahlen können ) SumUp haben wir selbst genutzt, ich kenne es auch von vielen anderen Standbetreibern. Es gibt aber auch andere Alternativen.

    11.) Die Standverantwortlichen können sich vermutlich nicht die Details zu 1–10 Büchern von 21 verschiedenen Menschen merken. Vorschlag: Bastelt beispielsweise Bauchbinden für die Bücher, auf denen die Autor*innen handschriftlich etwas zum Inhalt/Stil/Besonderheiten vermerken. Vielleicht kennt ihr so was ähnliches von den Thalia-Buchhandlungen, wo es mal die Blinddates mit Büchern gab (was jetzt fast überall zu nicht mehr eingepackten Büchern mit Bauchbinden geworden ist). Ich finde das ganz hilfreich sowohl für die Interessenten als auch für die Standverantwortlichen.

    12.) Habt Spaß!
    »… and he wonders if that is what people look for in a partner or a friend: the part of themselves that is missing.«
    ― Rachel Joyce, Perfect

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    • Alys II.
      Alys II. kommentierte
      Kommentar bearbeiten
      Earu WLAN und Strom habt Ihr, das steht auf der Homepage der Messe Saar. ;-)
      Ventilatoren sind so eine Sache - wenn es heiß ist, dann lieben Euch die Leute dafür. Bis auf die vom Nachbarstand, die die Zugluft abbekommen und deren Flyer ständig weggewirbelt werden.
      Welche Autorengruppe seid Ihr eigentlich? Ich hab' die Messeseite angesehen und drei gefunden. Rainbow ... irgendwas? Das klang a.e. nach Phantastik-Gruppe.

    • Earu
      Earu kommentierte
      Kommentar bearbeiten
      Alys II. Wir sind der Schreib:Raum.

      Ich sehe das mit den Ventilatoren auch kritisch. Aber da müssen wir notfalls etwas tüfteln, damit dann kein anderer darunter leiden muss. Auf der FeenCon funktionierte das letztes Jahr jedenfalls wunderbar. Man muss den Ventilator wohl einfach nur parallel zu den Ständen stellen, also nicht Richtung Laufkundschaft, auch wenn es mir um die leid täte.

    • SaKi
      SaKi kommentierte
      Kommentar bearbeiten
      WLAN muss man oft zum Stand dazubuchen. Ich weiß nicht, wie das bei eurer Messe ist, aber wenn man es bezahlen muss, steht das ja auf dem Standmietvertrag drauf. Aber zur Sicherheit würd ich noch mal gucken. Wir haben auch schon mal mit nem überlasteten Handynetz dagestanden und uns geärgert, dass wir kein WLAN hatten *g*

  • #4
    Nur ein kleiner Tipp von mir: Falls du in Leipzig auf der Buchmesse bist, schau dir die Stände dort an - und zwar in der Rolle als Besucher und potentieller Käufer. Notier dir dann, was die gefällt bzw. dich neugierig macht. Schreib genauso auf, welche Dinge dich warum stören/abschrecken. Oder mach gleich Fotos Du kannst natürlich auch ein bisschen beobachten, wie die Besucher sich verhalten und wo sie eher anhalten.

    Ich kann mir nämlich vorstellen, dass gerade Leute, die so Messen/Veranstaltungen schon öfters gemacht haben, eine gewisse Erfahrung haben bzw. das optimiert haben. Und warum sollte man es sich dann nicht abgucken oder sich inspirieren lassen
    »Elezeis Blut schien in Aufruhr zu sein und brannte unerwartet kalt durch ihren Körper. Es war ein Gefühl, das nach Zerstörung dürstete.« – Blutgesang

    Kommentar


    • Earu
      Earu kommentierte
      Kommentar bearbeiten
      Guter Einwand. Wenn Corona uns keinen Strich durch die Rechnung macht, werden wir da sein. Ich will auch mit manchen Verlegern darüber reden, wenn Zeit ist. Ich habe da ja mittlerweile ein paar im Bekanntenkreis. Im Moment gehe ich einfach jedem damit auf die Nerven, der mir helfen könnte. Der Freund meiner Schwester organisiert Events in Frankfurt. Der konnte mir zwar speziell für einen Messestand keinen Rat geben, aber er meinte, ich solle mich vom Großen in die Details hineinarbeiten. Ich frage hier euch, denn es kann ja gut sein, dass manche unter uns bereits Erfahrungen sammeln konnten. Allein was bisher kam, hat sich schon gelohnt. Hach ja, es ist Arbeit, aber es ist eine tolle Erfahrung für den Moment, wenn ich solo durchstarten will. Vielleicht ja schon auf dem nächsten BuCon. Ich spüre, wie ich in den letzten Tagen diesbezüglich größenwahnsinnig werde und nach Möglichkeiten suche, meine Karriere voranzutreiben.

  • #5
    Hab nur bei ein paar Messen nebenher mitgeholfen (aber in anderem Context...GamesCom und so), aber mir ist noch folgendes eingefallen:

    - falls es mehr als nur ein Tag ist, denkt drüber nach, was ihr mit den Büchern über Nacht tun werdet.

    - Preisschilder sind wichtig. Wenn ich als Kunde erstmal fragen muss, wie viel etwas kostet, gehe ich meistens lieber einfach weiter. Es gibt nichts unangenehmeres, als nachzufragen und dann nicht zu kaufen weils doch über meinem Budget liegt. Die Preisschilder auf die Bücher zu kleben kann aber unpraktisch sein, wenn man dann das Cover nicht mehr gut sieht.

    - falls ihr in verschiedenen Genres schreibt, wäre es aus meiner Sicht evtl sinnvoller, die Tische nach Genre statt Autor zu sortieren. Mich Kunden interessiert erstmal wenig, von wem welches Buch ist, wenn ich den Autor nicht eh schon kenne. Probiert es am besten auch vorher mal mit all euren Büchern aus, damit wie bereits gesagt nicht vor Ort Streit entsteht.

    - Was auch immer ihr für Auf- und Abbau zeitlich geplant habt, plant doppelt so viel ein. Gerade beim ersten Aufbau merkt man, was man eigentlich alles nicht dabei hat. Nehmt definitiv Tape und Schnittwerkzeug mit. Beim Abbau ist dann die Luft raus, man hilft noch den netten Leuten um Stand nebenan und und und plötzlich ist Nacht

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    • Alys II.
      Alys II. kommentierte
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      Auch gute Hinweise, danke! Das mit den Preisschildern ist enorm wichtig. Dieser Nachfragen-ist-mir-peinlich-Faktor ist bei vielen Leuten ein großes Ding.
      Und die Sortierung nach Genre finde ich eine gute Idee. Das ist logisch und mindert so auch potentielle Streitigkeiten in der Autorengruppe.

    • Earu
      Earu kommentierte
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      Ja, an eine Genresortierung dachte ich auch schon. Das könnte dann aber die Kacheln sprengen. Da hängt ein furchtbarer Rattenschwanz an diesem Beschluss "Jeder bekommt denselben Platz". Damit haben wir uns keinen Gefallen getan, finde ich.

      Preisschilder ... Normalerweise stehen die Preise ja hinten auf dem Buch drauf. Höchstens Geschenkbücher haben keine Angabe. Aber es ist trotzdem ein guter Einwand. Nicht jeder hat einen Verlag hinter sich stehen und dann könnte der Preis wirklich nicht aufgedruckt sein.

  • #6
    Der Stand wird gerne ausgenutzt, um mal "kurz" seine Tasche/Rucksack/Jacke/etc. abzustellen.
    Bei so vielen Leuten, sieht der Stand bald aus, wie ein Secondhand Flohmarktstand, aber nicht mehr wie professioneller Messestand.


    I would write merely clearly and in this way establish a warm relationship between myself and my readers, and the professional critics—Well, they can do whatever they wish. Isaac Asimov

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    • Alys II.
      Alys II. kommentierte
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      Earu

      Die werden sich doch hoffentlich zu benehmen wissen!
      Nein. Ganz sicher nicht. Weder die Standbesucher, noch die Mitglieder der Autorengruppe.

    • Peter
      Peter kommentierte
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      Der SP Verband hat letztes Jahr die Reißleine gezogen und das "Abstellen" von Gepäck und Klamotten auf dem Stand strikt verboten.
      Sah aus wie ein Heerlager aus dem 30jährigen Krieg.

      Für 21 Personen scheint mir euer Stand recht klein zu sein. Ich hoffe, ihr bekommt alle Bücher unter.

    • Earu
      Earu kommentierte
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      Es stellen nur 19 etwas aus, aber auch dafür ist der Stand viel zu klein. Er war reserviert worden, als wir noch aus 14 Leuten bestanden. Da hätte es gereicht. Aber zwischenzeitig kamen ich und ein paar weitere Leute hinzu. Ich würde jetzt gerne sagen, dass es beim nächsten Mal anders kommen wird, aber ich weiß jetzt schon, dass für die Qlibri im November auch nur zwei Tische angefragt wurden. Ich plane daher, mir dort einen eigenen Tisch zu besorgen, wenn die Preise human sind, und darum zu bitten, meinen Tisch neben den meiner Gruppe einzuplanen, wenn es möglich ist. Dann kann ich aushelfen, muss mich aber nicht einschränken.

  • #7
    Im neuen Selfpublisher vom Uschtrin Verlag ist ein netter Artikel über die Planung von Messeauftritten.

    Bequeme Schuhe und eine Sackkarre. Das hatte ich ganz vergessen.
    I would write merely clearly and in this way establish a warm relationship between myself and my readers, and the professional critics—Well, they can do whatever they wish. Isaac Asimov

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    • Earu
      Earu kommentierte
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      Bequeme Schuhe sind bei jeder Messe ein Muss. Aber idealerweise steht man hinter seinem Stand. Da sind sie noch wichtiger, weil man nicht wie beim Laufen die Füße abwechselnd und nur kurz belastet. Sackkarre ist eine gute Idee.
      Hab den Selfpublisher leider nicht abonniert. Lässt sich finanziell noch nicht machen, ebenso wie die Federwelt. Aber den behalte ich mal im Hinterkopf für spätere, bessere Zeiten.

    • Peter
      Peter kommentierte
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      Ich bin im SP Verband, daher erhalte ich den Selfpublisher automatisch als Zugabe.

  • #8
    Sooo, hat länger gedauert, als erwartet, aber jetzt habe ich die Liste so gestaltet, dass sie für jeden nutzbar sein sollte. Vielen Dank nochmal an alle, die mir ihre Ideen und Gedanken mitgeteilt haben. Ihr habt mindestens die Hälfte der Liste erst möglich gemacht.

    Die Liste steckt im Startpost im Spoiler und ihr dürft sie natürlich gerne nutzen, um eure Messeauftritte zu planen. Ich habe sie nicht noch einmal korrekturgelesen. Es ist einfach viel Text und ich bin noch viel zu nah dran, um Fehler zu finden. Aber ich bin dankbar, wenn ihr mich darauf aufmerksam macht.

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